C’est quoi un logiciel ERP, PGI ? Quels sont ses fonctionnalités ?
Le progiciel de gestion intégré PGI ou ERP pour « Enterprise Resource Planning », signifiant littéralement en anglais, « planification des ressources de l'entreprise », permet
permet par le moyen de l'informatique de rassembler toutes les fonctions de l’entreprise dans un système cohérent et structurant, centralisé dans une seule et unique base de données.Le regroupement de l'ensemble des données, améliore la sécurité, puisque la surveillance sécuritaire se focalise désormais sur un seul lieu. C'est la raison pour laquelle, la norme ISO ERP en France, encourage les sociétés à s'équiper en ERP, PGI, CRM pour accroître leur performance, accessibilité et compétitivité. En Exemple des ERP dans la catégorie propriétaire : SAP ERP, CEGID, GEAC, Microsoft, Oracle, SAGE, etc. Et dans la catégorie ERP Open Source: Aria, Compiere, ERP5, Fisterra, OFBiz, OpenBravo, Odoo, Dolibarr, Open erp, PGI Suite, Tryton, TiOlive, Value Entreprise. etc.
Comment fonctionne un ERP ? Quels inconvénients pour une société sans ERP ?
Le fait qu'un ERP soit issu d’un concepteur unique, cela implique que toute modification sur un module engendre une mise à jour en réelle et en instantanée affectant les autres modules qui sont liés. Nous pouvons comprendre la portée d'une telle performance et efficacité en explorant les deux modes de fonctionnement ci-dessous. Entreprises fonctionnant sans PGI ERP : L’absence d’un ERP dans une société, sous-entend que les différents services de l’entreprise, aient chacun : leur propre logiciels ou système d’information, leurs propres outils, leurs propres workflows de fonctionnement, impliquant une organisation ressemblant au présent schéma. Les inconvénients d’une pareille organisation des services ou pôles de l’entreprise conduit à deux handicaps majeurs :
- La multiplication de saisie des mêmes données dans plusieurs systèmes d’information distincts, avec tout ce que cela comporte comme : erreurs de saisie ; redondance des données, stockages multiples des mêmes données ; incohérentes entre les systèmes ; données manquantes et non à jour.
- La nécessité de faire développer des interfaces informatiques spécifiques dans le but de faire communiquer les différents systèmes internes entre eux. Cela implique des désagréments du genre : Mises à jour délicate ; coûts et délais de développements répétitifs à chaque besoin ; risques de dysfonctionnements des interfaces.
Quelle automatisation pour une société avec ERP CRM ?
Les Entreprises fonctionnant avec ERP, Gagnent en temps et en efficacité. En effet, le recours à un ERP se traduit par une automatisation des tâches qui peut prendre l’aspect suivant, et ceci dans l’exemple d'un process de vente commerciale :
- Un client appel via le standard téléphonique;
- L'ERP fait monter sa fiche SANS VOTRE INTERVENTION avec l'historique des transactions passées (Commandes, Factures, CA, Marges réalisée, etc.);
- Le Client valide le devis en ligne ou par téléphone, une commande est générée, & la Facture est automatiquement crée
- Le compte bancaire est crédité avec une ligne en VERT pour crédit et l’écriture comptable est renseignée, & ventilée selon le type de paiement défini par le plan comptable;
- Le stock est Auto-diminué, sans aucune intervention de votre part, et le produit est automatiquement mis en réapprovisionnement, si le seuil minimum est atteint;
- Le bon de livraison est généré dans la foulée, et l’expédition est enclenchée et prête à être validé avec N° de suivi;
- L'ERP gère du mono ou multi entrepôt, avec une logistique centralisée ou distribuée;
- l'ERP peut passer, DIRECTEMENT commande à votre fournisseur, en fonction des paramètres du module réapprovisionnement, et ceux du système de commande de votre fournisseur;
- L'ERP provisionne le montant d'achat au niveau comptable, et créer la facture fournisseur;
- Il s'en suit, un déclenchement du compte à rebours pour la réception des marchandises;
- La gestion des réceptions et des reliquats, ajuste AUTOMATIQUEMENT les niveaux de stocks, et vous notifie à propos des Stocks Réels, Virtuels, & ou En cours
- En parallèle, l'ERP calcul le coût de revient des salariés intervenant dans le présent processus de vente;
- Il gère les rétributions & commissions des commerciaux ou chargés d'affaires, si l'entreprise est organisée selon ce modèle;
- Affine le calcul de des Marges et vous renseigne sur la tendance croissance ou décroissance
Les Bénéfices que Procure un ERP CRM?
L’ERP, étant avant tout, une suite de modules. Exemple " Stock - Commande - Facture - Compta - Paie, etc." qui sont interconnectés , nous pouvons moduler le « Workflow », ou l’ordonnancement, des tâches, de sorte que chaque écrire ou modification dans un module, impacte, immédiatement l'ensemble des autres modules, en mettant à jour les données enregistrés.Les bénéfices qui découlent de l'utilisation d'un ERP sont les suivants :
- Suppression de la redondance de données entre les différents systèmes d’information;
- La création d’un environnement de travail standardisé et homogène, identique pour tous les collaborateurs;
- Une évaluation pertinente des coûts de revient grâce à une meilleur visibilité des structures de coûts;
- Une gestion optimale des fonds propres en diminuant les stocks tout en améliorant les délais de paiement;
- Une Gestion optimale des conditions de négociation et d’achat avec une diminution des temps d‘approvisionnement;
- Un accroissement de la productivité via la maîtrise des coûts de production et des niveaux de stock;
- Une augmentation du volume d’offres permettant la génération de revenus supplémentaires avec un gain certain de réactivité face à la concurrence;
- Une meilleure gestion des ressources humaines, surtout pour les entreprises ayant plusieurs filiales ou sites dispersés sur le plan géographiquement.
